Офис-менеджер: управление офисом, документооборот, работа с контрагентами, организация корпоративных мероприятий, этикет и др

Подробное описание обучения по курсу (программе обучения)

ОФИС-МЕНЕДЖЕР: ОРГАНИЗАЦИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ ОФИСА. КОРПОРАТИВНАЯ КУЛЬТУРА. 
Роль и место офис-менеджера в работе организации.

• Профессиональные компетенции офис-менеджера
• Особенности должностной позиции в коллективе
• Функциональные обязанности, деловые и личные качества офис-менеджера. Должностная инструкция

Рациональное зонирование офисного пространства.

• Фронт-офис и бэк-офис
• Организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики
• Безопасность работы с техническими средствами
• Нормативы по охране труда

Корпоративная культура и ее основные параметры.

• Кодекс корпоративных правил как инструмент управления персоналом. Корпоративный стиль и его составляющие. Роль офис-менеджера в формировании и поддержании корпоративной культуры

Повышение эффективности использования рабочего времени.

• Оперативное и долгосрочное планирование
• Основные положения тайм-менеджмента
• Рекомендации по эффективному использованию времени

Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками.

• Основы деловой коммуникации
• Коммуникационные барьеры и пути их минимизации
• Основные коммуникативные навыки
• Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя, подготовка рабочих документов и  материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя
• Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя
• Основы конфликтологии
• Закон эскалации конфликта
• Управление конфликтом
• Мотивация эффективного труда персонала
• Алгоритм постановки и принятия задания. Формула исполнения. 

Обеспечение жизнедеятельности офиса.

• Санитарные нормы и правила безопасности
• Примерный перечень работ по техническому обслуживанию офисных помещений
• Предметы первой необходимости. Три подхода к  закупке канцтоваров
• Офисное оборудование и расходные материалы
• Сбор и обобщение заявок
• Организация питания сотрудников: преимущества и недостатки разных форм

Организация приема посетителей.

• Особенности работы с посетителями разных категорий
• Прием делегаций, командированных, организация и документирование приема по личным вопросам
• Работа с жалобами и обращениями граждан

Транспортное обеспечение.

• Обязанности по управлению офисным парком автомобилей
•  Организация технического обслуживания и контроля использования служебного автотранспорта, заполнения путевого листа
• Инструкции о порядке содержания, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта служебного автотранспорта

Организация бизнес – поездок руководителя и сотрудников.

• Разработка плана и программы организации командировки, бронирование гостиницы, приобретение билетов
• Документальное оформление командировок
• Служебное задание, приказ, командировочное удостоверение, авансовый отчет
• Применение унифицированных форм

ДОГОВОРНАЯ РАБОТА, РАБОТА С ПОСТАВЩИКАМИ И МАТЕРИАЛЬНЫМИ ЦЕННОСТЯМИ.

Хозяйственные операции с наличными денежными средствами.

• Подотчетные лица: порядок получения подотчетных денежных средств, отчетность за использование подотчетных денежных средств
• Особенности расчетов с физическими лицами
• Особенности оформления представительских расходов

Работа с поставщиками.

• Информация о товарах и поставщиках
• Выбор поставщиков, критерии выбора
• Основные критерии выбора компаний-аутсорсеров
• Методы выбора и оценки поставщиков
• Различные подходы при взаимоотношениях с поставщиками. Анализ эффективности поставщика
• Проведение конкурсов с целью выбора поставщика
• Построение взаимовыгодных отношений с поставщиками

Управление закупками.

• Алгоритм процесса закупочной деятельности
• Закупочные ситуации и типы заказов
• Отслеживание заказов на закупку. Ценовые стратегии. Определение потребности в закупаемых товарно-материальных ресурсах
• Бюджет закупок. Оптимизация процесса закупок
• Приобретение автотранспортных средств, лизинг, аренда
• Документооборот закупочной деятельности
• Современные информационные технологии для автоматизации закупочной деятельности

Практика договорной работы.

• Договорное право. Формы и виды сделок. Обязательства и их исполнение, способы обеспечения исполнения обязательств
• Документальное подтверждение исполнения обязательств, ответственность за неисполнение обязательств
• Прекращение обязательств
• Общие положения о договоре. Виды договоров, классификация хозяйственных договоров
• Оферта и акцепт: характеристика, виды
•  Изменение и расторжение договора
• Договор как вид документа. Требования к оформлению. Экспертиза содержания. Порядок заключения
• Оформление претензий

Отдельные виды хозяйственных договоров.

• Договор купли-продажи: существенные условия, переход права собственности, обязанности и ответственность продавца и покупателя
• Договор розничной купли-продажи
• Договор поставки: существенные условия, периоды и порядок поставки, ответственность сторон
• Договор подряда: обязанности и ответственность заказчика и подрядчика, порядок приемки работы, метод выбора подрядчика
• Договор возмездного оказание услуг: виды и содержание договоров возмездного оказания услуг

Учет товарно–материальных ценностей.

• Организация системы хранения, учета и выдачи предметов и средств труда
• Материальная ответственность сотрудников: виды и основания возникновения
• Полная материальная ответственность
• Передача товарно–материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому
• Особенности приобретения товаров в предприятиях розничной торговли
• Инвентаризация хозяйства офиса
• Отчетность материально-ответственных лиц

Хозяйственные операции с наличными денежными средствами.

• Подотчетные лица: порядок получения подотчетных денежных средств, отчетность за использование подотчетных денежных средств
• Особенности расчетов с физическими лицами
• Особенности оформления представительских расходов

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ.

Документирование управленческих решений (делопроизводство).

• Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
• Локальные нормативные акты организации
• Документ как источник информации
• Требования к управленческой информации. Классификация документов и их функции
• Обеспечение юридической силы документов
• Виды бланков, их назначение, шаблоны
• Требования к оформлению документов. 
• Обязательные и дополнительные реквизиты. Формуляры основных документов. Дизайн документа как средство повышения его эффективности

Система организационно-распорядительной документации (ОРД).

• Основные организационные документы: положения, устав, структура и штатная численность,  штатное расписание, должностные инструкции
• Информационно-справочные документы: докладные, служебные, объяснительные записки, справки, акты, протоколы, коммерческие и служебные письма
• Распорядительные документы: приказы по основной деятельности,  распоряжения, указания, решения
• Этапы создания и  легитимизации документа

Требования к тексту документов. Официально-деловой стиль и его особенности.

• Типичные стилистические и смысловые ошибки, встречающиеся в  текстах документов
• Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др

Документы ограниченного доступа (конфиденциальные документы).

• Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения

Деловая переписка.

• Общая характеристика служебной переписки, ее классификация 
• Внешняя и внутренняя переписка. Структура текста.  Особенности подготовки ответных писем и писем с негативной информацией
• Психологические аспекты  деловой переписки
• Индуктивный и дедуктивный метод построения текста
• Правила аргументации
• Редактирование текста
• Этикет  деловой переписки. 
• Особенности переписки по электронной почте. Нетикет

Организация работы с документами. Документооборот.

• Типовые технологии  обработки документов. 
• Порядок движения  входящих, исходящих и внутренних документов в организации
• Регистрация документов: задачи, системы, формы
• Основные правила формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура
• Определение сроков хранения документов
• Оперативное хранение
• Задачи экспертной комиссии

Практика оформления деловых документов.

• Работа над ошибками оформления служебных документов
•  Анализ ошибок в составлении текстов
• Редактирование текста служебной записки, письма
• Разбор вариантов, предлагаемых участниками
• Упражнения по стилистике

КОММУНИКАЦИОННЫЕ НАВЫКИ, ИМИДЖ, ЭТИКЕТ.

Приемы эффективной самопрезентации.

• Основные принципы построения успешного межличностного общения. Законы восприятия. Развитие уверенности и самодостаточности
• Этикет невербального общения. Запретные этикетно-значимые жесты,позы
• Барьеры общения
• Особенности делового общения
• Особенности общения "мужчина-женщина" в деловой сфере
• Деловой стиль общения и доброжелательность
• Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
• Создание правильного психологического климата в компании
• Трудные ситуации в общении с коллегами и возможности их решения. Эффективное взаимодействие
• Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере общения
• Деловое взаимодействие с руководителем. Понимание задач, стоящих перед руководителем и компанией
• Лояльность и конфиденциальность в работе офис -менеджера
• Как правильно принимать задания от руководителя, профилактика информационных конфликтов
• Правила донесения информации до руководителя (краткость, конкретность, адресность и др.)
• Специфика донесения негативной информации
• Как правильно передавать сотрудникам поручения руководителя.

Речевая культура в деловых коммуникациях.

• Основные требования к деловому разговору
• Подготовка и проведение деловой беседы
• Техника комплимента. Умение говорить и принимать комплименты
• Культура диалога
• Речевые стандарты, помогающие провести деловую беседу
• Неформальная беседа - обязательная часть всех деловых встреч
• Запретные темы для small talk

Технология формирования позитивного визуального имиджа.

• Основные этикетные требования к одежде делового человека (женщина, мужчина)
• Основные ошибки в оформлении внешности
• Dress-code
• Основные стили мужской и женской одежды, их особенности и применение. Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили
• Одежда для проведения и участия в переговорах, для совещаний и официальных мероприятий
• Одежда для деловых и светских приёмов

Деловой этикет и международный протокол.

• Деловой этикет, его основные принципы
• Общепринятые нормы культуры в деловом мире
• Субординация, взаимоотношения между сотрудниками
• Правила приветствия, представление при знакомстве. Визитная карточка, ее основные функции
• Рукопожатие , объятия и поцелуи , допустимые нормы в деловой среде. Обращение
• Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Как выбирать,дарить и принимать подарки
• Основные особенности делового общения с зарубежными партнерами Азии, Востока, Европы, США и др.стран

Мастерство телефонного общения.

• Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
• Особенности делового телефонного разговора
• Характеристики "плохого" и "хорошего" голоса
• Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки
• Звонки входящие и исходящие
• Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону
• Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании

Организация и проведение протокольных мероприятий.

• Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, оперативок и плановых совещаний
• Организация встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале, выбор помещения
• Правила рассадки в автомобиле
• Процедура официального знакомства, представление, вручение цветов
• Основные схемы рассадки за столом переговоров
• Классификация приемов проводимых в России и за рубежом. Особенности подготовки и проведение (банкет, фуршет, шведский стол)
• Подготовка и проведение презентации
• Подготовка и проведение корпоративных праздников
• Организация корпоративных мероприятий. Виды коллективного досуга, праздничная атрибутика, правила поведения

Подготовка международных бизнес-поездок руководителя. 
Прием посетителей. Основные правила офисного гостеприимства.

• Правила хорошего тона для приема посетителей (партнеров, клиентов)
• Как создать у клиента ощущение его значимости для компании
• Как встретить посетителя и представить его руководству, другим сотрудникам,
• Как сохранить лицо компании в форс-мажорных ситуациях
• Как встретить VIP - клиента (партнера)
• Основы офисного гостеприимства. Сервировка стола. Что  должно быть в офисе
• Угощение по правилам (чай, кофе, напитки)

• Фотографии
• Видео
• Отзывы